Aplicativo:
Aunque se suele utilizar indistintamente como sinónimo genérico de ´programa´
es necesario subrayar que se trata de un tipo de programa específicamente
dedicado al proceso de una función concreta dentro de una entidad o empresa.
Archivo
Electrónico: Es el conjunto de documentos
electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones
Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: son
todas las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente de medio utilizado
Documento
electrónico de archivo: Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante un ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento Original: Es
la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticad e integridad.
Documento
Público: Es el producido o tramitado por el funcionario
público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación
de comunicaciones oficiales: Es
el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el
documento.
Registro
de Comunicaciones Oficiales: Es
el Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas
o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente
o destinataria, nombre o código de la dependencia (s) competente (s), número de
radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.
Serie
documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de
Retención Documental: Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el
tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención a
documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las especificas
hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
